Beheren van de Mailbox
Het beheren van de mailbox kunstkringwoerden@gmail.com is een van de primaire taken van de 1e secretaris. Deze dagelijkse activiteit bestaat uit:
- Beoordelen / rubriceren binnengekomen e-mails
- toewijzen aan Theo / Ria / Kitty
- verwijderen reclame / ongewenste e-mails
- zo nodig / mogelijk doorsturen of beantwoorden e-mails
Bestuursvergaderingen
Bestuursvergadering worden gemiddeld eenmaal per 6 weken gehouden met een onderbreking in de zomervakantie. De werkzaamheden hiervoor zijn:
- Opstellen agenda i.s.m. voorzitter
- Uitnodigen bestuursleden (agenda, aktielijst, verslag vorige vergadering, stukken), één week vóór de vergadering
- Opstellen verslag / aktielijst vergadering, zo mogelijk binnen één week
- Versturen verslag + aktielijst naar bestuursleden via e-mail
Opstellen Activiteitenschema
Het activiteitenschema wordt twee keer per jaar samengesteld voor het voorjaar en het najaar. Tijdstippen ruwweg september/oktober tbv het komend voorjaar, mei/juni voor het komend najaar.
Basis is een spreadsheet, waar al de nodige activiteiten zijn ingepland. Door voor het nieuwe jaar alle dagen één op te schuiven is al 80% van het schema ingevuld. Veranderlijke feestdagen als Pasen, Hemelvaart en Pinksteren alsmede de vakanties moeten apart worden “ingekleurd”.
Info m.b.t. Magenta (verhuur) komt via Maarten, Veelzijdig Collectief wordt ook via Maarten door Kiki Dijkstra gereserveerd.
Procedure:
- samenstellen concept voor komende halfjaar
- voorleggen aan bestuur
- communiceren naar de coördinatoren
- zo nodig aanpassen
- publiceren, d.i.:
- afdrukken / in pdf zetten
- mailen naar de leden van de Kunstkring
- “evenementen” op de website aanpassen (dan is de kalender ook weer bij)
- aankondigingen / invulformulieren op de website aanpassen
- pdf-schema op de website zetten
Voor de workshops worden de deelnemers – na inschrijving – door de coördinatoren uitgenodigd.
Voor de “algemene evenementen”: ALV, ontmoetingsavonden, nieuwjaarsborrel, lezingen en werkbesprekingen stuurt de secretaris ca. 2 weken vooraf een uitnodiging aan alle leden en eventueel begunstigers (zie schema).
Verhuur atelier
De mogelijkheid bestaat om in het weekend het atelier af te huren voor een expositie, de voorwaarden hiervoor staan op de website. Gastvrouwen zijn Lia van Kesteren en Jannie Maakenschijn. De aanvraag geschiedt via de website en komt als e-mail binnen bij secretaris en penningmeester.
Procedure:
- controle op beschikbaarheid atelier
- “evenementen” op de website aanpassen (dan is de kalender ook weer bij)
- aanvrager bevestigen, eventueel met een cc naar penningmeester, Jannie en Lia
Ledenadministratie
De ledenadministratie wordt gehouden in een spreadsheet met de volgende werkbladen:
Leden, Vrienden en Donateurs, Historie Leden, (Historie Vrienden en Donateurs)
Nieuwe leden worden ingeboekt bij Leden, nieuwe Vrienden bij Vrienden en Donateurs, bij opzegging wordt een lid overgeheveld van Leden naar Historie Leden en mogelijk naar Vrienden en Donateurs indien van toepassing.
Procedure Nieuw lid:
- aanmelding komt binnen via website als e-mail bij info@kunstkringwoerden.nl
- aanmelding doorsturen naar bestuur ivm ballotage
- aanmelding ook noteren voor bestuursvergadering
- één bestuurslid plus een lid balloteren en melden dit terug via e-mail
- indien NIET toegelaten: → e-mail naar aspirant-lid met reden van weigering
- indien WEL toegelaten:
- welkomst-mail naar het nieuwe lid + nieuwe ledenlijst (voorbeeld in mail)
- bijwerken ledenadministratie
- spreadsheet
- Gmail contactpersonen
- Abonnees van de website
Verhuizing komt binnen via e-mail wordt genoteerd in de Ledenadministratie (spreadsheet)
Opzegging komt binnen via email aan secretaris@kunstkringwoerden.nl. In samenspraak met voorzitter wordt het lid benaderd voor een gesprek: waarom ? nog lid blijven ? vriend worden ? waarna eventueel via e-mail afscheid wordt genomen.
De ledenadministratie wordt bijgewerkt:
- spreadsheet (Leden, Historie Leden, Vrienden en Donateurs)
- Gmail contactpersonen
- Abonnees van de website
Bij het Overlijden van een lid / oud-lid / vriend wordt de ledenadministratie bijgewerkt als hiervoor
Eenmaal per 3 maanden of als er veel mutaties zijn geweest wordt een nieuwe ledenlijst gemaakt en verspreid onder de leden van de Kunstkring.
Deze ledenlijst is al helemaal geconfigureerd, het enige dat moet worden aangepast is de datum in de voetregel.